Infogérance 2017-10-30T11:10:22+00:00

Infogérance : la fin d’un privilège

L’infogérance, aussi appelée externalisation informatique ou outsourcing, consiste, pour une entreprise à un prestataire externe spécialisé : SII (société de services et d’ingénierie en informatique) ou SMI (sociétés de services et de maintenance informatique).

Ces prestataires assurent la pérennité de l’activité informatique, la maintenance du parc ainsi que la mise à niveau des programmes durant une période définie par contrat. Les prestations d’infogérance varient en fonction de la taille du parc informatique et des besoins (conseil, formation, etc.)

On distingue généralement l’infogérance d’infrastructure (gestion du parc informatique) de l’infogérance applicative (liée à l’utilisation d’une application : logiciel de production par exemple).

Autrefois plutôt réservée aux grandes entreprises, l’externalisation informatique intéresse de plus en plus de PME qui y trouvent différents avantages :

· possibilité de se concentrer sur leur coeur de métier tout en profiant d’un parc et de « solutions » informatiques réguliérement mis à jour.

· économie par rapport à l’embauche d’un technicien informatique à plein temps (compter, en moyenne, 20 000€ bruts par an)

· souplesse dans le choix des formules, services adaptés à la progression des besoins de l’entreprise

· passage d’une gestion informatique « amateur » à une professionnalisation de la fonction.

Le but de ce guide est de vous fournir un cadre de réflexion et d’information qui vous permettra de mesurer l’interêt que pourrait trouver votre entreprise à externaliser sa fonction informatique.

Les bonnes questions à se poser

Il existe différents angles d’approche de l’infogérance, selon la hiérarchisation de vos propriétés.
Passons en revue les différents cas de figure envisageables:

– votre entreprise a atteint une taille critique et vous sentez qu’elle ne peut plus se contenter de « bricoler » sur le plan informatique. C’est un impératif de QUALITÉ qui vous motive. Vous devez professionnaliser la gestion de votre informatique pour que cette fonction ne constitue pas un frein à votre croissance.

– vous venez de vivre une situation « caude » : tentative de piratage de votre système, virus, panne ayant engendré ou ayant failli causer un blocage de la production et/ou des pertes de données. Votre entreprise étant fortement dépendante à l’informatique, toute indisponibilité prolongée du système lui est fortement dommageable. Vous ne voulez plus revivre une telle situation. Vous cherchez à SÉCURISER votre informatique.

– vous observez que les utilisateurs perdent du temps devant leur ordinateur. Leur manque de maîtrise de l’outil informatique les fait tâtonner et est source d’erreurs. Ils devraient être mieux formés à l’utilisation de leur ordinateur et être déchargés de certaines tâches par un technicien informatique. Vous souhaitez gagnez du temps pour améliorer la PRODUCTIVITÉ au sein de votre entreprise.

– vous avez un projet d’équipement (création, extension ou renouvellement de parc informatique), mais vous ne savez pas comment le concrétiser au mieux et au moins cher. Quels logiciels choisir, quel matériel acheter ? Vous avez besoin d’un interlocuteur compétent et objectif pour répondre à votre besoin de CONSEIL.

– vous avez fait et refait vos calculs : en additionnant le coût d’acquisition des machines et des logiciels, les mises à niveau matérielles et les mises à jour logicielles, les interventions ponctuelles à 650€ HT la journée de la société de maintenance que vous avez l’habitude d’appeler à la rescousse, le coût des éventuels supports techniques (hotlines payante, par exemple), la formation des utilisateurs, sans compter les manques à gagner (perte de temps, indisponibilité du système en cas de panne), vous parvenez à la conclusion que votre informatique vous coûte beaucoup trop cher ! Vous chercher à réaliser des ECONOMIES.

Si vous vous rangez dans une ou plusieurs de ces catégories, il ne fait aucun doute que votre entreprise gagnerait beaucoup à opter pour l’infogérance. Encore faut-il choisir le bon prestataire…

A qui confier votre infogérance

L’externalisation informatique n’a t’elle que des avantages ? Tout dépend du prestataire auquel vous ferez appel et des termes du contrat qui vous sera proposé.

Même si les témoignages de clients peuvent être une source précieuse d’information, vous ne pourrez vous rendre compte de la qualité du prestataire qu’à l’issue d’une période d’essai de quelques mois (un trimestre devrait être suffisant).

En dehors du critére qualitatif deux règles fondamentales devront vous guider dans votre choix :

1. Vous devez conserver votre pouvoir de décision quant au choix stratégiques ou ponctuels qui vous seront proposés.
2. En toute circonstances, vous devez garder la maîtrise de vos coûts.

La préservation de votre liberté – celle-ci allant de votre droit de regard sur toute proposition de votre prestataire à la possibilité d’en changer – est un élément fondamental à intégrer à votre contrat. Le rôle de votre infogérant doit demeurer consultatif. Vous devez garder la maîtrise de tous vos investissements.

De même, vous devez savoir, avant de vous engager ce que vous coûteront ses prestations, quels seront les services inclus dans votre abonnement forfaitaire (lorsqu’il vous propose une telle formule) ainsi que la nature et le prix de ses interventions hors forfait.

Dans l’idéal, le prestataire que vous choisirez ne devra pas être lui-même distributeur informatique (aussi appelé « intégrateur »), car vous risqueriez de payer deux fois ses prestations : une première fois par la marge qu’il se fera sur le matériel et les logiciels qu’il vous vendra et une seconde fois dans le cadre de votre abonnement d’infogérance.

Une SSII indepéndante de tout constructeur ou éditeur de logiciels vous apportera la garantie de conseils netures et objectifs et d’un accompagnement dans l’achat au mieux de vos intérêts ( choisissez de préférence un partenaire capable de jouer le rôle d’acheteur-négociateur ou au moins de vous assister dans cette fonction). Vous pourrez, si vous choisissez un partenaire sérieux et compétent, amortir l’externalisation de votre informatique par la seule économie que vous procureront les conseils d’achat de votre prestataire.

Faire appel à un prestataire externe doit vous faire gagner sur un ou plusieurs tableaux: qualité, fiabilité, sécurité, productivité, économie, etc. Il existe un repère plutôt utilisé par les grandes entreprises, mais qui peut guider votre réflexion : le TCO (Total CostOwnership: Coût Total de Possesion). On caulcule le TCO par poste informatique en additionnant le coût d’acquisition de l’ordinateur et des logiciels, les mises à niveau, la maintenance, l’assitance technique et la formation. Ne soyez pas surpris d’arriver à un montant de trois à quatre fois le coût d’acquisition de la machine. Des études ont montré que l’infogérance pouvait faire baisser chacun de ces postes par une meilleure stratégie d’achat, une maintenance préventive du parc informatique ainsi qu’une formation adaptée des utilisateurs.

La taille de la société d’infogérance n’est pas un critère primordial. Les besoins des PME restent relativement classiques dans l’ensemble et ne nécessitent pas un effectif pléthorique pour y répondre. Par contre demandez un engagement sur des résultats.

Quelles prestations doivent vous êtes proposées ?

Les formules différent selon les prestataires. Voici les principales prestations que vous pouvez vous attendre à trouver chez un externalisateur :

· Le technicien arrive chez vous avec une liste de choses à faire, mais vous conservez la possibilité de modifier sa feuille de route. Ses interventions doivent faire l’objet d’un rapport détaillé.

· à l’utilisation intelligente d’un micro-ordinateur et aux logiciels spécialisés. Certains prestataires vousproposeront de transformer en crédit de temps de formation les temps d’intervention non utilisées, ce qui peut être intéressant.

· matérielles et logicielles ( le prestataire vous soumet une proposition et ne procède à sa mise en oeuvre qu’après accord de votre part).

· l’informatique génère un nombre important d’interrogations, Certains choix nécessitent un réflexion éclairée par l’avis d’un spécialiste.

· analyse de vos besoins, recommandations d’achat, suivi d’appel d’offres, négocation. Si votre infogérant ne vend ni matériel ni logicieln ses conseils ne pourront être que plus objectifs.

· vérifiez la disponnibilité des techniciens ( horaires d’ouverture de la hotline) ainsi que leur délai garanti d’intervention sur site.

Une fois vos besoin clairement définis, comparez les prix (à prestations égale) et demandez à faire un test.

Examinez soigneusement les t ermes du contrat qui vous est proposé à la lumière des conseils qui figurent dans ce guide avant de signer.

Pour finir

Nous ésperons que la lecture de ce dossier vous aura permis d’en savoir plus sur l’infogérance. Si vous avez des questions, nous sommes à votre disposition pour y répondre.

La prochaine phase logique de votre réflexio consisterait à evaluer plus précisément vos besoins et à faire chiffrer ce que vous coûterait l’externalisation de la gestion de votre informatique.

Nous pouvons vous aider à accomplir cette étape, sans aucun engaement de votre part.
Pour cela, il suffit de nous appeler au 01 34 12 86 86 ou de nous contacter par mail : contact@mgsinformatique.fr

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